10 FORMAS DE REDUCIR LOS COSTES EN UNA EMPRESA

Reducir costos en una empresa es un auténtico quebradero de cabeza. Cuando una empresa se enfrenta a una situación en la que los gastos son mayores a los ingresos, generalmente, lo primero en lo que se piensa es en intentar incrementar los ingresos; casi nadie piensa en disminuir los gastos en los que incurre la empresa.

Después de otros artículos como las etiquetas medioambientales de la DGT, los prototipos eléctricos presentados en el Salón Internacional del Automóvil de Ginebra o saber qué es la economía colaborativa, hoy cambiamos radicalmente de tema. Vamos a ello.

¿Por qué reducir los costes en una empresa?

No se trata de realizar recortes sin más, sino de poder hacer más cosas gastando menos. Hay que optimizar los costes revisando todos los procesos de la empresa, como la energía, la logística, la gestión del stock, los procesos de compras, la fiscalidad, la tesorería, etc. Ahora es el momento idóneo para ajustar la empresa y empezar a crecer.

De hecho, al hablar de este aspecto, lo primero que viene a la cabeza a mucha gente son reducciones de plantilla. Ahora bien, hay que tener en cuenta que a menos personal se puede poner en peligro la calidad del producto y la imagen de la empresa. Por ello, existen otras maneras de reducir costes que mostraremos a continuación.

¿Cómo reducir costos en una empresa?

Para que la empresa mantenga su saldo en verde, es preciso reducir costes de forma inteligente. A lo largo de las siguientes líneas te daremos una serie de consejos para ello.

1. Hacer una auditoría

Para determinar el gasto que genera la empresa, lo primero que se aconseja es efectuar una auditoría en la que se estudie de forma minuciosa cada puesto de trabajo, sus funciones u horario de trabajo, entre otros aspectos. Se recomienda que esta auditoría sea llevaba a cabo por una consultora en recursos humanos de reconocida trayectoria y experiencia.

Al contar con la información completa y adecuada, es posible generar un plan para la mejor gestión de los recursos humanos. Así pues, se podrán aplicar las medidas necesarias para controlar y reducir gastos asociados a esta parte medular de la actividad de la empresa.

2. Formar al personal

La formación nunca debe entenderse como un gasto, sino como una inversión. Y es que un personal más formado será más productivo a medio y largo plazo y, por ende, ahorrará costes a la empresa.

Cuando se forman continuamente, los trabajadores aprenden nuevas técnicas administrativas, de uso de software y tecnologías, de gestión de recursos e incluso se les prepara para cubrir distintas funciones. Todo ello redunda en la mejora de la calidad y atención al cliente y permite sustituir a personal de baja sin incrementar los gastos.

3. Establecer pagos por objetivos

Otra manera de reducir costos es motivando al personal mediante unos objetivos que deben de ser medibles y entenderse como posibles. Así, se esforzarán para obtenerlos, los ingresos serán mayores y, si hay alguien que no tenga las habilidades necesarias para el puesto, no supondrá un sobrecoste para la compañía.

4. Controlar el horario de trabajo

El asunto de las horas extras es más importante de lo que parece a la hora de ahorrar en gastos, puesto que evitarlas y controlarlas, utilizando herramientas adecuadas, permite optimizar el rendimiento de la empresa y gestionar el registro y control horario de los trabajadores en tiempo real. Con el apoyo de las métricas, se pueden automatizar y planificar los recursos humanos, garantizar la reducción en los costos de las tareas de control y asegurar la rentabilidad.

5. Informatizar la gestión

La implementación de programas informáticos también puede ayudar a ahorrar gastos. Actualmente, hay muchas soluciones informáticas que reducen los tiempos de diseño, cálculo o administración, entre otros, y permiten prevenir errores al aumentar la calidad, la rapidez de las respuestas y mantener el control integral del negocio.

Se puede ahorrar en desplazamientos innecesarios y optimizar el tiempo, reuniéndose de forma virtual por videoconferencia, por ejemplo. Igualmente, el uso del teléfono a través de internet (vía Wi-Fi) permite ahorrar en el costo de las llamadas respecto a la telefonía tradicional.

6. Reducción de gastos financieros

Si se quiere reducir costos, es imprescindible disminuir los gastos financieros. Puesto que las pequeñas y medianas empresas generalmente no tienen poder de negociación ante los bancos –y las que lo consiguen lo hacen en condiciones que en muchos casos son inasumibles y acaban provocando la "muerte" de la empresa–, la ayuda de un asesor profesional puede ser clave.

Una forma eficiente para reducir los gastos es mediante el renting para empresas, un servicio que se ha convertido en indispensable para cada vez más empresas y autónomos que lo eligen para disponer de nuevos vehículos con cuotas fijas y muy asequibles o el carsharing, un novedoso sistema de alquiler de vehículos por tiempo limitado (horas, días, semanas, meses…) donde se puede disfrutar de las ventajas de disponer un coche sin que sea de nuestra propiedad.

7. Gestionar pagos y cobros cuidadosamente

Generalmente, los errores más frecuentes de pago y cobro son los descuentos no aplicados en contratos y procesos de compra complejos, los ingresos no efectuados por un error en la aplicación de las condiciones de compra y las incidencias en los flujos financieros por incorrectas contabilizaciones de facturas, notas de crédito...

Es vital contar con el detalle de los flujos de caja, tener una adecuada política de cobros y pagos, chequear bien las cuentas a cobrar y las cuentas a pagar. Ser cuidadoso en este sentido ahorra los costes bancarios innecesarios que ocasionan avales, impagos, gastos de gestión, etc.

8. Automatizar los procesos

Para reducir costos se hace indispensable contar con nuevas herramientas que permitan realizar automáticamente procesos que antes se hacían manualmente, lo que mejora la eficiencia y reduce el riesgo de errores que puedan costar dinero.

9. Aprovechar las redes sociales

Con el uso de las redes sociales –imprescindibles para darse a conocer–, además de fidelizar a los clientes, se puede suplir una serie de actividades o servicios que conllevarían un coste para la empresa. En función del servicio que queramos ofrecer podemos utilizar una red social u otra:

• Servicio de atención al cliente: las empresas pueden habilitar el servicio de atención al cliente a través de Twitter, Facebook o foros de consulta para ahorrar tiempo al resolver incidencias.
• Estudios de mercado: mediante cualquier red social se pueden crear pequeñas encuestas de opinión para saber la opinión de los consumidores sobre los productos que se ofrecen o de futuros productos.
• Selección de personal: las redes sociales pueden servir muy útiles para hacer selecciones de personal sin necesidad de intermediarios, con posibilidad de publicar ofertas y de acceder a los currículums de los aspirantes.

10. Crear conciencia de ahorro

Una de las claves para lograr reducir los costes de la empresa es fomentando la cultura corporativa del ahorro con la concienciación de los trabajadores, además de la formación y detección de oportunidades de reducción de costes. De hecho, un buen control de los gastos también implica un buen consumo energético.

Hay que motivar a los empleados a apagar sus equipos y las luces cuando no se estén utilizando, así como reducir los gastos de impresión de documentos, impulsando la digitalización, usando papel reciclado y promoviendo que se imprima solo lo necesario.

En definitiva, estas son tan solo algunas medidas que pueden ayudar a reducir costos en una empresa, pero estamos seguros de que también existen más formas para ello dependiendo del conocimiento de la propia empresa. Hay que analizar la actividad de la empresa y ver qué cosas pueden ser innecesarias o se pueden modificar para obtener un resultado más eficiente.